_{Cet espace est réservé uniquement aux membres du personnel, aux gestionnaires et aux médecins du CIUSSS MCQ.
Certaines informations sont uniquement accessibles sur Mic (Intranet sécurisé destiné aux membres du personnel du CIUSSS MCQ). Pour y accéder, vous devez vous connecter à partir d'un poste de travail de l'établissement ou à l'aide de votre identifiant sur votre poste de travail personnel.}

Qu’est-ce qu’un frais de déplacement (autres que pour de la formation)?

Ce sont les frais de kilométrage, de repas, pour une activité de reconnaissance, pour le stationnement, la surprime affaire, etc.

Pour faire une demande de remboursement 

• Utilisez le Compte de dépenses Web (CDD Web).
  Comment utiliser le Compte de dépenses Web (CDD Web)?
  Vous avez des questions sur le Compte de dépenses Web (CDD Web)?
  
  
• Utilisez le formulaire FOR-ADM-09-003 (MIC)
  • Si vous êtes stagiaire, médecin, médecin résident, sage-femme, usager ressource, membre du conseil d’administration, du comité des usagers ou du comité des résidents.
  • Si vos réclamations sont liées à une demande d’expertise médicale par le Service de soutien aux employés et qualité de vie au travail (anciennement bureau de santé). Faites parvenir votre formulaire par courrier interne
    • À l'Hôtel-Dieu d'Arthabaska, casier #63 pour la zone Sud.
    • Au CLSC de la Pointe, local 243 pour la zone Nord et Centre.

Pour faire une demande de remboursement de frais liés à de la formation 

• Utilisez le formulaire FOR-ADM-09-016 (MIC)
  Pour toutes demandes de remboursement de frais de formation (inscription, kilométrage de formation, repas de formation et autres).
  Faites parvenir votre formulaire par courrier interne à CM St-Joseph, casier #45 (ajouter)

Communiquez avec suivi.formation.ciusssmcq@ssss.gouv.qc.ca pour toutes vos questions relatives aux frais de formation.

Comment fonctionne le Compte de dépenses Web?

Vidéos :

• Accès à mon Compte de dépenses Web (CDD Web)
• Première connexion ou changement de port d’attache : Création du profil
• Création d’un Compte de dépenses
• Réclamation du covoiturage
• Correction d’un Compte de dépenses
• Approbation ou refus d’un Compte de dépenses par le gestionnaire
• Création d’une délégation pour l’approbation ou le refus d’un Compte de dépenses

Documents :

• Pas à pas | Compte de dépenses - Approbateur
• Pas à pas | Compte de dépenses - Employé

Informations importantes sur les frais de déplacement

Vous avez un délai maximum de 6 mois suivant la date effective de vos frais de déplacement ainsi qu'un délai maximum de 6 mois suivant la date de début de couverture de votre assurance affaire pour nous faire parvenir vos réclamations. Il est recommandé aux employés de conserver une copie de leurs réclamations respectives pour faciliter la validation sur leur talon de paie. Les factures originales doivent être conservées pour 6 mois suivant la date d’approbation de l’équipe des frais de déplacement.

Kilométrage : Si le départ s’effectue de la résidence sans passer par le port d’attache, il faut soustraire le kilométrage du domicile au port d’attache de l’employé, car il s’agit de kilométrage personnel. Voir des exemples de calcul

Si je suis en télétravail, puis-je calculer mon kilométrage admissible à partir de la maison?
Non. Votre port d’attache demeure toujours le même et vous devez assumer la distance entre votre domicile et votre port d’attache.

Requis d'auto : Le versement du kilométrage garantie est fait une fois par année. Le remboursement de la vignette de stationnement est fait une fois par année. Vous n'avez pas de démarche à faire pour obtenir ces remboursements. Pour toutes questions écrire à 04kilometragegarantie@ssss.gouv.qc.ca.

Covoiturage : Seul le conducteur peut réclamer les frais. Réclamation applicable seulement pour une équipe de travail de trois personnes et plus, incluant le conducteur. Les noms des passagers doivent être spécifiés.

Point de départ : Si le point de départ est autre que la résidence ou le port d’attache, l’adresse complète doit être inscrite.

Repas : Un remboursement de repas peut être demandé lorsqu’il est pris à une distance de plus de dix kilomètres à parcourir (aller seulement) du port d’attache ou de sa résidence, et ce, dans le cadre de l’accomplissement des fonctions de l’employé qui nécessitaient un déplacement. Référence à la politique PO-09-001, section 6.5.1.

Factures : Les factures originales (repas, stationnement, hôtel, etc.) doivent toujours être mises en pièce jointe dans le Compte de dépenses Web. Une facture individuelle par employé à fournir.

Signatures : Les formulaires doivent être signés par le gestionnaire ou autorisé dans le Compte de dépenses Web par la personne désignée.

Activité de reconnaissance (5,00 $) : Le CIUSSS MCQ soutient le gestionnaire dans la réalisation d’activités de reconnaissance en accordant un budget annuel correspondant à cinq dollars (5,00 $) par équivalent temps complet de la structure de poste de ses départements. L’activité doit être approuvée par son directeur ou directeur adjoint (la réclamation doit être faite par le gestionnaire). Référence à la politique PO-09-001, section 6.6.5 « Activités de reconnaissance ».

Cadeau de départ à la retraite : Référence à la procédure PRO-10-020. _{Connexion sécurisée requise.}

Boisson alcoolisée : Elle n'est pas remboursée.

Pourboires : Remboursable si n’excédant pas 15 % avant taxes.

50 $ d’activités physiques : IMPORTANT : Cette réclamation ne se fait pas par le FOR-ADM-09-003 ou le Compte de dépenses Web. Il faut remplir le formulaire « Programme d’encouragement à la pratique d’activités physiques – Formulaire de remboursement » et l’acheminer par courriel à l’adresse mentionnée au bas du formulaire.

Compte de dépenses Web (CDD Web) : des questions?

Je me questionne sur le statut de ma réclamation.
Dans le Compte de dépenses, voir dans la colonne « Statut » dans les comptes de dépenses.

• En cours de saisie : Le Compte de dépense n’a pas été soumis pour approbation. Vous devez le soumettre afin qu’il soit approuvé par votre gestionnaire.
• En attente d’approbation : Le Compte de dépense est en attente d’approbation par votre gestionnaire ou par l’équipe des frais de déplacement.
• En correction : Vous devez modifier votre Compte de dépense avant de le soumettre à nouveau.
• Approuvé : Le montant sera déposé dans votre prochaine paie en traitement. (Délai de 2 à 4 semaines)

Je me questionne sur la raison pour laquelle ma réclamation a été refusé.
Dans le Compte de dépenses qui a été refusé, dans l’onglet « Statuts (Historique) », dans la colonne « commentaire ».

Je ne sais pas sur quelle paie ma réclamation a été déposé.
Dans le Compte de dépenses, voir la date d’approbation par les comptes à payer dans la colonne « Statut » dans les comptes de dépenses et la réclamation sera déposée sur la prochaine paie en traitement (délai de 2 à 4 semaines).

Je n’ai pas accès au bon groupe (département ou unité administrative) pour imputer mes Comptes de dépenses.
Communiquez avec votre gestionnaire si vous n'avez pas accès au bon groupe pour imputer vos comptes de dépenses.

Je me questionne sur l’application des politiques et procédures.
Communiquez avec votre gestionnaire si vous avez des questions sur l'application des politiques et des procédures.

J’ai besoin d’aide pour entrer mes Comptes de dépenses.
Communiquez avec votre gestionnaire si vous avez besoin d'aide pour faire des inscriptions dans votre Compte de dépenses.

Je ne vois pas la tuile « compte de dépenses » dans le guichet RH Web.
Communiquez avec l'équipe de systèmes administratifs au esa.ciusssmcq@ssss.gouv.qc.ca si vous ne voyez pas la tuile « Compte de dépenses » dans le guichet RH Web.

Je suis gestionnaire et j’ai accès à trop de département dans le Compte de dépenses.
Communiquez avec l'équipe de systèmes administratifs au esa.ciusssmcq@ssss.gouv.qc.ca si vous avez accès à trop de département dans le Compte de dépenses.

Je suis gestionnaire et j’ai un membre de mon équipe qui n’a pas accès au bon groupe (département ou unité administrative) pour imputer ses Comptes de dépenses.
Communiquez avec l'équipe de systèmes administratifs au esa.ciusssmcq@ssss.gouv.qc.ca.

Si vous avez d'autres questions au sujet du Compte de dépenses
Communiquez avec ciusssmcq.frais_deplacement@ssss.gouv.qc.ca en inscrivant votre nom et votre numéro d'employé dans l'objet du courriel.

Formulaire papier - FOR-ADM-09-003 : des questions?

Faut-il envoyer les documents originaux?
Oui. Toutes les réclamations originales signées par les gestionnaires doivent être envoyées par courrier interne. Les reçus originaux doivent être reçus par l'équipe avant de procéder au paiement pour éviter les doublons.

Où puis-je m’adresser en cas de question?

• Communiquez avec ciusssmcq.frais_deplacement@ssss.gouv.qc.ca pour toutes vos questions relatives aux frais de déplacement
• Vous pouvez également contacter l’équipe des comptes à payer au numéro 819 693-3672, poste 0.

Que signifie la case « Numéro de l’unité administrative » sur la réclamation?
Ce numéro est obligatoire et il est composé de 7 chiffres. Sans celui-ci, les dépenses seront imputées par défaut au secteur d’activité du poste de l’employé.

Que dois-je cocher comme point de départ ? (Case obligatoire à cocher)

• Port d’attache? : Oui, si votre 1er arrêt à partir de la maison est votre port d’attache.
• Résidence? : Oui, si votre 1er arrêt à partir de la maison n’est pas votre port d’attache.

Si votre formulaire soumis est manuscrit, vous devez vous assurer que celui-ci est lisible, sinon il vous sera retourné.

Procédures portant sur le remboursement des frais de déplacement

• PO-09-001 | Politique de remboursement des frais de déplacement et de formation
• PRO-09-002 | Procédure de frais de déplacement et de formation

Taux en vigueur 

• PRO-09-002-Annexe-2 | Taux en vigueurs